Datenschutz und Covid-19 

Glaubhaftmachung von Zahlungsausfällen

Was ist eine Glaubhaftmachung?

Das Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom 27.03.2020 sieht vor, dass Mieterinnen und Mieter wegen Zahlungsausfällen nicht gekündigt werden können, wenn sie glaubhaft machen können, dass die Zahlungsunfähigkeit auf die Pandemie zurückzuführen ist.

Vermutlich werden wir auf dieses Problem stoßen, wenn wir Mahnung bzw. Kündigung des Mieters aufgrund von Zahlungsrückständen, die auf die COVID-19-Pandemie beruht, über ein ERP-System (Warenwirtschaftssystem der Wohnungswirtschaft) durchführen, dass die Zahlungsausfälle automatisch erfasst. Ihr Mieter hat seinerseits ein erhöhtes Interesse, Ihnen entsprechende Dokumente zukommen zu lassen, um eine Kündigung abzuwenden. Dennoch ist in dieser außergewöhnlichen Situation ein datenschutzkonformer Umgang mit diesen Informationen besonders wichtig. Gerade in Krisenzeiten wie dieser haben Menschen Sorge um ihre Daten, die von beschiedenen Stellen mit der Begründung „Corona“ gesammelt und ausgewertet werden.

Nach der Begründung des Gesetzes kann sich der/die Mieter(in) zur Glaubhaftmachung entsprechender Nachweise, eine Versicherung an Eides statt oder sonst geeigneter Mittel bedienen. Geeignete Mittel können insbesondere der Nachweis der Antragsstellung beziehungsweise die Bescheinigung über die Gewährung staatlicher Leistungen, Bescheinigungen des Arbeitgebers oder andere Nachweise über das Einkommen bzw. über den Verdienstausfall sein.

Zur Glaubhaftmachung des Grundes des Zahlungsverzugs infolge der COVID-19-Pandemie werden Ihnen also voraussichtlich sensible Daten wie Arbeitgeberbescheinigungen Einkommensnachweise oder Nachweise über die Gewährung staatlicher Leistungen zur Verfügung gestellt werden.

Datenerhebung

Ist die Datenerhebung dieser besonders sensiblen personenbezogenen Daten gestattet.

Die Daten, die in Nachweisen zur Glaubhaftmachung der Zahlungsausfälle enthalten sind, dürfen grundsätzlich erhoben werden, da sie für das Mietverhältnis relevant sind. Die Rechtsgrundlage für die Erhebung der Daten ist daher der Mietvertrag (Art 6 Abs. 1 lit. B DSGVO). Wenn Sie mit dem Mieter eine Stundungs- oder Ratenzahlungsvereinbarung getroffen haben, stellt auch diese Individualvereinbarung eine Rechtsgrundlage da. Es dürfen jedoch nur solche Daten erhoben werden, die für die Glaubhaftmachung notwendig sind. Angaben zu Gesundheits- oder Krankheitsverläufen sollten nicht erfasst werden, da sie keinen Einfluss auf die Aussetzung der Kündigung der Wohnung haben. Gesundheitsdaten sind besonders sensible Daten, die ein erhöhtes Sicherheitsniveau erfordern würden. Da diese für die Durchführung des Mietvertrages nicht relevant sind, kann eine Erhebung auch nicht auf den Mietvertrag als Rechtsgrundlage gestützt werden.

Datenaufbewahrung

Für den Fall das die Unterlagen zur Glaubhaftmachung aufbewahrt werden sollen, muss sichergestellt werden, dass die erhobenen Daten auch wieder gelöscht werden können, wenn der Mieter den rückständigen Teil beglichen hat und die Aufbewahrung aus anderen Gründen nicht mehr angezeigt ist. Diesem Erfordernis können vor allem steuerliche, buchhalterische oder prüfungsrelevante Gründe entgegenstehen. Um die ordnungsgemäße Löschung zu gewährleisten, bietet es sich an die Nachweisdokumente entweder in Papierform oder elektronisch separat zu speichern und aufzubewahren, da die meisten ERP-Programme der Wohnungswirtschaft besonders revisionssicher sind und gegebenenfalls erst eine Löschung nach einer Frist von zehn Jahren vorsehen.

Fazit

Selbstverständlich dürfen Sie sich Unterlagen zur Glaubhaftmachung vorlegen lassen. Um datenschutzkonform zu handeln, empfiehlt es sich, die sensiblen Daten über Mieter so gering wie möglich zu halten. Wenn möglich bietet es sich an, die Glaubhaftmachung in Form eines Aktenvermerks zu dokumentieren und keine Kopien der Originaldokumente des Mieters aufzubewahren.

Praktische Tipps im Umgang zur Glaubhaftmachung: Ist die Datenerhebung also gestattet?

Ja und Nein, die Sichtung ist gestattet. Protokollieren Sie sich diese, wir empfehlen, mit dem Vieraugen-Prinzip zu arbeiten. Lassen Sie von zwei Mitarbeitern die vorgezeigten Dokumente prüfen und notieren Sie sich in der Mieterakte, dass Dokumente vorgelegt wurden, und die Glaubhaftmachung autorisiert durch Mitarbeiter X sowie Mitarbeiter Y erfolgt ist.

Sie sollten keine Kopie dieser Dokumente anfertigen und schon gar nicht die Originale entgegennehmen. Elektronisch übersandte Dokumente sollten Sie sichern, die Glaubhaftmachung protokollieren und die zugehörigen elektronischen Dateien, z.B. Anhänge „Löschen“ und eine Lösch-Notiz hinterlassen.

HINWEIS:

Vorsicht: Es ist eine Datenfalle in Bezug auf „besonders sensible personenbezogene Daten“, die Sie im Grunde nicht speichern und aufbewahren dürfen/sollten. In Ausnahmefällen bei besonderem berechtigtem Interesse, weil Sie Z. B. bereits im Vorfeld der Pandemie mit einem Mieter in einen Rechtsstreit verwickelt waren. Nun wird dieser um die neuen Umstände durchkreuzt bzw. erweitert.

Falls eine Datenschutzauskunft im Zusammenhang mit der Glaubhaftmachung angefragt wird, achten Sie in Ihren Antwortschreiben darauf, dass Sie die Informationen zur Glaubhaftmachung nicht erwähnen sollten, da Sie die Dokumente bis auf Ihre Protokollnotiz ja nicht aufbewahrt haben.

Tipp: Lassen sie sich im Einzelfall von Ihrem Datenschutzbeauftragten beraten.

Ab wann ist eine Behauptung glaubhaft?

• Sofern eine überwiegende Wahrscheinlichkeit dafür besteht, dass eine Behauptung zutrifft.

Um welche Daten geht es speziell?

• Insbesondere um Nachweise über die Antragsstellung beziehungsweise die Bescheinigung über die Gewährung staatlicher Leistungen
• Bescheinigungen des Arbeitgebers
• …

Dürfen wir diese Daten erheben?

„Gibt es eine Rechtsgrundlage?“ à Abs. 6 Abs. 1 DSGVO

1. Die Daten zur Glaubhaftmachung sind für den Fortbestand des Mietverhältnisses relevant.
2. Der Mieter hat seinerseits ein erhöhtes Interesse, seinem Vermieter gegenüber Dokumente zukommen zu lassen, um eine Kündigung abzuleiten.
   1. à es gibt also eine ausreiche Rechtsgrundlage – die „Erfüllung eines Vertrages“ Einwilligung.
3. Die Zahlungsunfähigkeit ist Pandemie bedingt.

Wie können Sie mit den Daten umgehen?

• Entgegennahme ist noch notwendig
• Ebenso ist eine Aufbewahrung von Originaldokumenten oder Kopien nicht erforderlich
• Sie dürfen die Unterlagen nicht behalten, aber eine Dokumentation ist wichtig.
• B. 2 Mitarbeiter sichern den Beleg mit einer Checkliste ab, wenn Sie die Belege aber dennoch ablegen wollen, z. B. Sie befürchten ein Rechtsproblem. Diese Daten sollten keine Eintragung in das ERP System finden
• Ordnungsgemäße Löschung der Daten, wenn Sie das im ERP System eintragen, kann der Eintrag sehr problematisch sein,
• eine gesonderte Ablage der Unterlagen ist sinnvoll.

Das Beste ist den Fall zu kommentieren, z. B. die Notizen bezüglich der Vereinbarung zur Ratenzahlung festhalten usw., aber nur so wenig Unterlagen wie zwingend notwendig sind aufbewahren.

Fazit Glaubhaftmachung:

Selbstverständlich dürfen Sie sich Unterlagen zur Glaubhaftmachung vorlegen lassen; das dürfen Sie auch, und sollten Sie auch tun. Sie sollten die Unterlagen jedoch nicht kopieren oder ablegen und auf keinen Fall die Originaldokumente behalten.

Um datenschutzkonform zu handeln, empfiehlt es sich, im vier Augen-Prinzip die Daten festzuhalten.