Videokonferenzsystem und Datenschutz in Zeiten von Home Office und Corona
In Zeiten von Corona wurden viele Mitarbeiter ins Home Office verband, Gesundheit geht halt vor, aber um die Produktivität zu steigern greifen Mitarbeite rund Arbeitgeber zu neuen digitalen Anwendungen, die es zum Teil schon lange gibt, aber nun durch die Krise erst im Alltag zum Einsatz kommen.
Aber welche Lösung ist gut und auch Sicher, wer erfüllt die strengen Datenschutzanforderungen die für Deutschland und oder Europa gelten?
Vor dem Einsatz einer neuen Softwarelösung sollten sie diese immer mit ihrem Datenschutzbeauftragten besprechen und freigeben lassen.
Genereller Hinweis zu Videotelefonielösungen (20.05.2020):
Wir konnten uns bis jetzt nicht mit allen Videokonferenzlösungen am Markt beschäftigen und haben uns wegen ihrer großen Marktdurchdringung für folgende 3 Lösungen von Cisco, Microsoft und Zoom entschieden.
Unsere Bewertung der Videokonferenzlösungen Cisco WebEx, Microsoft Teams und Zoom Video Communications, Inc.
- Cisco WebEx
- Nachteile:
- teure Lösung
- Vorteile:
- Sichere Lösung
- Die Videokonferenzdaten können auf lokalen Servern OnPremis gespeichert werden.
- Microsoft Teams
- Nachteile:
- reine Cloudlösung
- komplette DSGVO Anforderungen sind eventuell noch nicht korrekt nach den europäischen DSGVO umgesetzt
- Vorteile:
- einfache Bedienung
- große Verbreitung
- günstig (im Jahr 2020 sogar kostenfrei einsetzbar)
- Hinweis:
Die Kritikpunkte an Microsoft konnten noch nicht bestätig werden, und Microsoft hat sich bereits sehr kooperativ gezeigt und verbessert seine Cloudlösung auch in Bezugspunkte auf Datenschutz.
- Nachteile:
Vermeiden sie bitte bis zu unserer Freigabe besondere und sensible personenbezogene Daten innerhalb der Videokonferenz zu verwenden.
- Vorteile
- Erfreut sich großer Beliebtheit und Verbreitung
- Einfache Bedienung
- Gute Funktionalität
- Relativ günstig
- Nachteile
- Stand 20.05.2020, die Anforderungen der DSGVO werden nicht eingehalten
- reine Cloudlösung
- Hinweis:
Die Kritikpunkte an Microsoft konnten noch nicht bestätig werden, und Microsoft hat sich bereits sehr kooperativ gezeigt und verbessert seine Cloudlösung auch in Bezugspunkte auf Datenschutz.
Vermeiden sie bitte bis zu unserer Freigabe besondere und sensible personenbezogene Daten innerhalb der Videokonferenz zu verwenden.
Generelle Anmerkungen zu Videokonferenzen:
Von den betrachteten drei Lösungen (Cisco, Microsoft Teams & Zoom) erfüllt allein Cisco WebEx als Videokonferenzprodukt umfassend die DSGVO.
Entscheiden sie sich für den Einsatz einer anderen Videokonferenzlösung sollten sie gezielt bestimmte Inhalte über besondere bzw. sensible personenbezogen Daten innerhalb der Videokonferenz vermeiden.
Es besteht immer die Möglichkeit mit der Einwilligung der Teilnehmer dennoch eine Videotelefonie über andere Technikanbieter abzuhalten.
Wir empfehlen in diesem Fall im Vorfeld der Videotelefonie/Videokonferenz die Teilnehmer auf die Datenschutzrisiken hinzuweisen und ihre Einwilligung für die Teilnahme einzuholen. Sie sollten auf den Datenschutz aber spätestens zum Beginn der Videotelefonie/Videokonferenz eingehen und die Einwilligung der Teilnehmer abfragen. Natürlich kann man davon ausgehen, dass die Teilnehmer freiwillig an der Videokonferenz teilnehmen, zu der sie eingeladen haben, ansonsten wären ihre Gesprächspartner vermutlich nicht dabei. Aber es liegt in ihrer Verpflichtung ihre Gesprächspartner bzw. Geschäftspartner über die entsprechenden Risiken zu informieren. Wie immer halten wir es nicht für sonderlich praktikabel eine Einwilligung rein mündlich abzufragen, da sie diese im Rechtsstreit nur schwer nachweisen könnten. Eine schriftliche Einwilligung lässt sich nun mal besser nachweisen. Achten sie auf die entsprechenden Aufbewahrungszeitraum. Wir empfehlen hier zur Vorbeugung von Risiken aus Rechtsstreitigkeiten gestatten einen maximalen Zeitraum von bis zu 48 Monaten, auf keinem Fall länger.
Es liegt in ihrem Ermessen wie sie in der Praxis mit diesem Punkt umgehen. Einige unternehmen entscheiden sich bewusst dafür die Information sowie die Einwilligung rein mündlich im Gespräch abzufragen.
Hinweis: Vertragsabschlüsse über Videokonferenzlösungen
Falls sie beabsichtigen Vertragsabschlüsse über Videokonferenzlösungen und beabsichtigen sie diese auch für den Nachweis zu Filmen und zu speichern – aufbewahren, dann sollten sie sich hier an die gesetzlichen Fristen für Vertragsabschlüsse halten – weisen sie ihre Videokonferenzgesprächspartner dann aber vor der Aufnahme darauf hin, dass die folgende Einwilligung aufgezeichnet wird. Der beginn der Aufzeichnung sollte Audioakustisch eingeleitet werden, und verdeutlichen sie auch ab wann die Aufzeichnung endet. Solange dieser Nachweis dann nach DSGVO Art. 6 f) – nach berechtigtem Interesse aufzubewahren ist besprechen sie am besten mit ihrem Datenschutzbeauftragten.
Aber informieren, dass sie für die entsprechenden Daten der Cloudanbiete keine Gewährleistung übernehmen können und dass dies Videotelefonat dort als Aufzeichnung vorgehalten werden könnte.
Bei der Videokonferenzlösung Cisco WebEx können sie gewährleisten das alle Gesetzlichen Gesichtspunkte der DSGVO in ihrem eigenen Unternehmen umgesetzt werden können.
Eine praktikable Alternative bleibt es natürlich wichtige Punkte auch in Zukunft weiterhin über Telefon zu besprechen.
Microsoft Teams praktisch
Wie empfehlen zurzeit nur mit Einschränkung die Kommunikations- und Kollaborationslösung von Microsoft „Microsoft Teams“.
Microsoft hat seine Cloud-Services seit der Veröffentlichung der DSGVO und der anfänglichen Kritik, dass sie sich nicht an den europäischen Richtlinien halten starke Verbesserungen im Bereich des Datenschutzes nachgelegt. Die Daten werden mittlerweile innerhalb Europas abgelegt und bearbeitet. Aufgrund des Patriot Acts ist es aber nicht auszuschließen, dass sie z.B. Geheimdienstbehörden der USA Zugriff auf diese Daten gewähren müssen, wenn diese angefragt werden. Die Daten sind ende zu ende verschlüsselt und befinden sich auf europäischen Servern. Ob es jedoch ein Cloud Backup existiert das z.B. innerhalb der USA gespeichert wird kann nicht ausgeschlossen werden.
Bedenken der Datenchutzbehörde
Die Datenschutzbehörde des Bundesland Berlin prüft aktuell die bestehenden Videokonferenzlösungen und hat sich vorbehalte gehen die Microsoft Lösungen Skype und Teams vorbehalten, Zoom Videocomunications Inc. Ist zurzeit nicht freigegeben, wobei Zoom sowie Microsoft Teams zur Zeit einer unheimlichen Beliebtheit und Verbreitung erfreut. Die Lösungen funktionieren einfach und sind günstig. Aufgrund der besonderen Umstände durch Covid-19 würden wir dem Einsatz im Unternehmen nicht generell untersagen, weisen jedoch darauf hin das keine besonderen bzw. sensiblen personenbezogenen Daten über diese Videokonferenzlösung besprochen werden sollten. Wir erwarten das die genannten Anbieter auf die Europäische Datenschutzkritik eingehen und an entsprechenden Verbesserungen arbeiten und behalten die Lösungen im Auge, um sie mit Updates über Verbesserungen und Neuigkeiten in diesem Segment informieren zu können.
Stand: 20.05.2020
Anbei eine Übersicht über bestehende Videokonferenzlösungen, speziell wollen wir aktuell auf das Thema Datenschutz eingehen.
Quelle: Verband der Wohnungswirtschaft – Seminar
sowie
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