Datum: 01.09.2025

Alle Prozesse elektronisch verarbeiten, und dennoch landet automatisch die Abrechnung mit Nachweis im Briefkasten des gewünschten Empfängers.

Das geht …

… aber es gibt auch einige Punkte zu beachten um im Rahmen der DSGVO zu bleiben:

Vorweg:

Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Für eine verbindliche Einschätzung Ihres Setups sprechen Sie bitte direkt mit unseren Datenschutzexpert:innen.

Betriebskosten per E-POST (Hybridbrief) versenden: Was Immobilienverwaltungen jetzt im Blick behalten sollten

Viele Hausverwaltungen wollen ihre Betriebskostenabrechnungen in diesem Jahr erstmals digital einliefern und klassisch per Brief zustellen lassen – über den E-POST MAILER (Hybridbrief). Klingt nach „einfach hochladen und fertig“ – ist es in der Praxis aber nur, wenn ein paar datenschutzrechtliche und organisatorische Hausaufgaben erledigt sind.

Im Folgenden skizzieren wir die Punkte, die sich in Projekten mit der Wohnungswirtschaft als besonders relevant erwiesen haben. Die Details, Vorlagen und den konkreten Implementierungsplan besprechen wir gern individuell.

Warum überhaupt jetzt?

Effizienz & Nachweisbarkeit: Zentraler Einlieferungsprozess, einheitliches Versandjournal, auf Wunsch mit Zugangsnachweis.
Rechtslage & Praxis: Die elektronische Belegeinsicht ist zulässig; die Zustellung erfolgt weiterhin per physischem Brief.
Standardisierung: Einheitliche Templates senken Fehlerquoten — gerade bei großen Beständen.

Die 7 Baustellen, die Sie vor dem ersten Versand klären sollten

1) Governance & Vertragliches

Wer verarbeitet was für wen? Typischerweise braucht es klare Rollen (Verantwortlicher/Auftragsverarbeiter), eine saubere Vertragsgrundlage und eine Dokumentation im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.

Wichtig:

Die interne Ablage- und Freigabekette (Wer unterschreibt? Wo wird abgelegt?) vor dem Rollout festziehen.

2) Transparenz & Kommunikation

Mieter:innen müssen wissen, dass ein Post-/Druckdienstleister eingebunden ist und wie sie bei Bedarf Belege elektronisch einsehen können. Das lässt sich schlank im Anschreiben oder als Beiblatt lösen. Keine „Opt-in-Schlacht“, sondern klare Information.

3) Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Sichere Einlieferung (z. B. HTTPS/sFTP), Vier-Augen-Prinzip vor dem Versand, Adress- und Kuvertierkontrollen, definierte Testläufe. In der Praxis bewährt: Serienbrief-Trennmarker, Layout-Checks und ein Pilotversand an interne Adressen.

4) Adressqualität & Rückläufermanagement

Fehlzustellungen lassen sich nie zu 100 % ausschließen – Adresspflege (z. B. Abgleichservices), Rückläuferprozesse und klare Zuständigkeiten reduzieren das Risiko deutlich. Wer korrigiert wann und wie? Wo wird dokumentiert?

5) Aufbewahrung & Löschung

Unterscheiden Sie zwischen steuerrelevanten Abrechnungsunterlagen (lang zu speichern) und reinen Transfer-/Druckdaten (nur so lange wie nötig). Planen Sie Löschroutinen ein – automatisiert, wenn das Fachverfahren es kann; andernfalls mit klarer manueller Checkliste.

6) Zugangsnachweis & Versandoptionen

Für fristkritische Sendungen empfiehlt sich ein robuster Zugangsnachweis (z. B. dokumentierter Einwurf). Welche Versandart gilt bei Ihnen als Standard, welche als „Eskalebene“? Das vorab festlegen und im Prozess verankern.

7) Störfallmanagement (Incident)

Falls doch einmal eine falsche Abrechnung im falschen Briefkasten landet: Meldeweg, Fristen, Kontaktpunkt (Datenschutz/Legal) und Checkliste für Sofortmaßnahmen bereit halten. So wird aus einem potenziellen Datenschutzvorfall ein beherrschter Prozess.

Mini-Checkliste für den Projektstart

Rollen, Verträge und Dokumentation stehen.
Kommunikationstexte (Datenschutzhinweis, Beiblatt) sind final.
TOMs: sichere Einlieferung, Freigabeschritte, Journal, Testlauf.
Adressqualität geprüft; Rückläuferprozess definiert.
Aufbewahrungs- und Löschkonzept abgestimmt (inkl. Transferdaten).
Versandoptionen & Zugangsnachweis festgelegt.
Störfallablauf mit Ansprechpartnern und 72h-Uhr im Blick.

Praxis-Tipp: Starten Sie mit einem kontrollierten Pilotbatch (z. B. ein Objekt/Einheitensatz), evaluieren Sie Rückläufer, Nachweise und Supportaufkommen – erst dann in die Fläche.

Fazit

Der Hybridbrief ist kein Hexenwerk, aber auch kein Klick-&-Go. Mit sauberer Vorbereitung wird der Versand rechtssicher, effizient und skalierbar – und Ihr Team entlastet.

Sie planen Ihren ersten E-POST-Versand oder möchten Ihren bestehenden Prozess auf DSGVO-Stand bringen?
Unsere Datenschutz- und Prozess-Expert:innen unterstützen Sie von der Strategie bis zur operativen Umsetzung – inklusive Textbausteinen, Verarbeitungsverzeichnis, Löschkonzept, Testläufen und Schulung.

Schreiben Sie uns oder rufen Sie an – wir melden uns zeitnah mit einem passenden Vorgehensvorschlag.

Folgende Quellen habe ich zu Recherchezwecken verwendet: (Datum: 01.09.2025)

Betriebskostenabrechnung erstellen: Fristen, Infos & Muster – ImmoScout24

Nebenkostenabrechnung Frist: Wann ist sie fällig? [2025]